اصول اسباب کشی لوازم اداری [برنامه‌ریزی، نظم، سرعت عمل]

اسباب کشی لوازم اداری یعنی جابه‌جایی یک دفتر کار؛ این موضوع به این معناست که کسب‌وکار یا خدمات‌رسانی شرکت برای مدتی معلق خواهد ماند. به همین دلیل در اسباب کشی دفاتر اداری زمان و سرعت عمل، اهمیت زیادی دارد.

برای آنکه این پروسه به‌راحتی و بدون هیچ دردسری انجام شود لازم است در انجام کارها دقت زیادی داشته باشید. در اسباب ‌کشی اثاثیه منزل آنچنان موضوع وقت مطرح نیست؛ اما اداره‌ها باید در مدت زمان کوتاهی در محل جدید خود مستقر شوند.

هر اندازه مدت زمان اثاث کشی اداری طولانی‌تر شود میزان خسارت‌های شرکت از این جابه‌جایی بیشتر می‌شود. در این مطلب با توجه به حساسیت این موضوع، راهکارهای آسان و سریع اسباب کشي لوازم اداري را توضیح خواهیم داد.

پیشنهاد می‌کنیم برای مدیریت بهتر زمان و داشتن یک اسباب کشی منظم و هماهنگ با ما همراه باشید.

ضمنا یادآور می‌شویم که یکی از سرویس‌های پرتکرار آچاره خدمات اسباب کشی با انواع ماشین‌ اسباب کشی مجهز باربری خاور، کامیون و وانت بار است که توسط نیروهای جابه‌جایی کاربلد انجام می‌شود.

برای ثبت سفارش اسباب کشی و همچنین کسب اطلاع از نحوه خدمات  وانت‌ بار اینترنتی کلیک کنید.

همچنین می‌توانید با شماره سراسری 1471 تماس بگیرید و درخواست خود را به‌صورت تلفنی ثبت نمایید.

اسباب کشی لوازم اداری چه مراحلی دارد؟

اثاث کشی اداری شاید در نگاه اول کاری سخت و زمان‌بر باشد. جابه‌جایی تمام وسایل شرکت، فایل‌ها و اسناد، سیستم‌ها و حتی گلدان‌ و گیاهان موجود در شرکت، همگی خبر از یک پروسه سخت و طولانی را به ما می‌دهند.

اما با داشتن یک برنامه‌ریزی درست و منظم می‌توانیم، اسباب کشی راحت و بی دردسری را در پیش داشته باشیم. در ادامه مطلب شما را با مراحل اسباب کشی اداری آشنا خواهیم کرد.

1. انجام هماهنگی‌های لازم قبل از اقدام به اسباب کشی

برای داشتن یک اسباب کشی لوازم اداری راحت و بدون دردسر، مهمترین مرحله، ایجاد هماهنگی‌های لازم میان کارکنان مجموعه است. وجود هماهنگی میان کارکنان اداره، برای انجام امور پیش‌رو بسیار ضروری و مهم است.

در یک بازه زمانی معین، به اجرای یک استراتژی کاربردی میان کارمندان شرکت، مشتریان و البته شرکت‌های حمل بار، برای انجام منظم اسباب کشی نیاز داریم.

هماهنگ نبودن تیم اسباب ‌کشی لوازم اداری و نبود یک سیاست اجرایی، مشکلات زیادی برای افراد داخل شرکت و همین‌طور سایر افرادی که با شما در ارتباط هستند، به وجود می‌آورد.

بیشتر بخوانید:  بسته بندی لوستر در اسباب کشی در 5 مرحله!

2. اطلاع‌رسانی اسباب‌ کشی لوازم اداری به کارمندان

متناسب با اندازه شرکت و اداره، برنامه‌ریزی جهت انجام اسباب کشی می‌تواند متفاوت باشد. همواره به یاد داشته باشید که از چند ماه قبل به کارکنان مجموعه زمان اسباب کشی را اطلاع داده باشید.

شرکت‌های بزرگ بهتر است کارمندان مجموعه را از 3 ماه قبل از اسباب‌ کشی در جریان امور قرار دهند.

3. تهیه چک لیست اسباب کشی

قبل از آنکه لوازم اسباب کشی را فراهم کنید و یا اقدام به جمع کردن وسایل کنید، چک لیست اسباب کشی را تهیه کنید. برای اسباب کشی لوازم اداری، تدوین یک لیست شرح وظایف، به داشتن اساب کشی مرتب کمک زیادی می‌کند.

با تهیه این لیست، سیاست‌گذاری‌های مشخص اسباب کشی را، در اختیار کارمندان مجموعه قرار می‌دهید. در نتیجه؛ تمام کارمندان با روند انجام اسباب‌ کشی، زمان انتقال وسایل و البته وظایف کاری خودشان در هنگام اسباب کشی شرکت مطلع می‌شوند.

محاسبه رایگان هزینه سرویس اسباب‌کشی!

4. مشخص کردن نحوه بسته‌بندی وسایل اداره

در اسباب کشی دفاتر اداری تقسیم کار را فراموش نکنید. تقسیم کار شما را برای داشتن یک اسباب کشی راحت و موفق یاری می‌کند. اکنون با داشتن یک برنامه‌ریزی و تقسیم کار به افراد، لازم است فردی از میان شما امور برنامه‌ریزی شده را کنترل و هدایت کند.

پیشنهاد ما این است که بهترین شخص برای این نقش، دستیار اداری شرکت است. البته اگر شما فرد باتجربه دیگری را در نظر دارید حتما از این فرد کمک بگیرید. فردی که در طول اسباب کشی، بر درست انجام شدن کارها نظارت می‌کند.

قبل از اقدام به جمع کردن وسایل اداره، دستورالعمل‌های خاص را در اختیار کارمندان قرار دهید. به‌عنوان مثال مشخص کنید دفاتر و یا اسناد چگونه باید بسته‌بندی شوند.

هر نوع دستورالعملی برای جمع کردن وسایل باید از روش‌های استاندارد و اصولی برخوردار باشد. نحوه درست بسته‌بندی لوازم شرکت، از هر گونه آسیبی آنها را در امان نگه می‌دارد.

(پیشنهاد می‌کنیم در این رابطه از خدمات بسته‌بندی اثاثیه منزل برای اسباب کشی آچاره استفاده کنید، در این سرویس کارگران مجرب با انواع لوازم بسته‌بندی از قبیل سلفون، کاورهای نایلونی حباب‌دار، کارتن‌های محکم در سایزهای مختلف و چسب‌های قوی جهت بسته‌بندی در محل حاضر می‌شوند و تمامی لوازم و تجهیزات اداری همچون کامپیوتر، دستگاه‌های کپی، فکس و پرینتر و همچنین مبلمان‌های اداری را به‌خوبی کاور و بسته‌بندی می‌کنند.)

5. برچسب زدن محتویات کارتن‌ها در اسباب کشی لوازم اداری

بعد از پر کردن هر کارتنی، فراموش نکنید محتویات داخل آن را با یک برچسب مناسب مشخص کنید. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا محتویات هر جعبه‌ای را از قبل دانسته و بدانید که مربوط به کدام بخش و چه کارمندی است.

برچسب زدن کارتن‌ها، بعد از حمل وسایل به شما در چیدن سریع‌تر شرکت جدید کمک بسیار بالایی می‌کند. البته فراموش نکنید که با توجه به وسایل مختلفی که در یک شرکت وجود دارد، نحوه بسته‌بندی و برچسب زدن آنها هم با یکدیگر تفاوت خواهد داشت.

اثاث‌کشی و بسته‌بندی لوازم با تیم کاربلد آچاره

6. نظافت و بررسی شرکت جدید، قبل از اسباب کشی لوازم اداری

قبل از آنکه اقدام به اسباب کشی شرکت کنید، محل استقرار جدید را کاملا بررسی کنید. با شرکت‌های نظافتی برای تمیز کردن کامل محیط تماس بگیرید. چنان‌چه نیاز به وسایل جدید برای شرکت دارید، آنها را تهیه کنید.

نکته مهم دیگر که نباید آن را فراموش کرد، اطلاع از قوانین اسباب کشی هر دو ساختمان است. هر ساختمانی برای حمل اسباب‌ کشی قوانین خاصی را اجرا می‌کند، به‌عنوان مثال زمان اسباب کشی ممکن است در یک ساعت مشخص باشد.

برای جلوگیری از ایجاد مزاحمت و به دردسر افتادن، حتما قبل از شروع اسباب کشی لوازم اداری در رابطه با قوانین ساختمان سوال کنید.

7. قبل از اثاث کشی اداری، محل هر بخش را مشخص کنید

قبل از آنکه اسباب کشی لوازم اداری را انجام دهید، برای تسریع در روند کارها و داشتن یک نظم کاری، محل هر بخش را مشخص کنید. واحد‌های مختلف یک اداره از قبل باید با مکان جدید خودشان آشنا باشند.

انجام این کار به کارگران باربری هم کمک می‌کند تا هر وسیله و کارتنی را در محل مورد نظر قرار دهند. با داشتن این برنامه دیگر نیازی به جابه‌جا کردن وسایل نیست و با سرعت عمل بیشتری کار چیدن وسایل را می‌توانید آغاز کنید.

8. ارائه دادن اطلاعات تکمیلی محل جدید شرکت به کارکنان

قبل از اسباب کشی لوازم اداری و نقل مکان، حتما نکات لازم را به کارکنان مجموعه خود منتقل کرده‌اید. حال، پس از انجام اسباب کشی لوازم اداری نکات تکمیلی را هم در اختیار مجموعه خود قرار دهید.

این اطلاعات می‌تواند چگونگی رفت‌وآمد، مسیر دسترسی به شبکه حمل‌ونقل، پارکینگ نزدیک به ساختمان و یا محدودیت‌های ترافیکی باشد. دادن این اطلاعات باعث می‌شود کارکنان اداره شما زودتر با موقعیت جدید آشنا شوند.

بیشتر بخوانید:  11 ترفند برای اسباب کشی بدون کارتن

نکات مهم در حمل لوازم اداری و تجاری

برای اینکه اسباب کشی لوازم اداری با نظم و دقت بالایی انجام شود، نکات زیر را به خاطر بسپارید:

• دقت به تهیه لوازم حمل لوازم اداری

کارتن‌های مناسب، نایلون و پلاستیک‌های اسباب کشی، بخش مهم انتقال وسایل محسوب می‌شوند. نکته مهم این است که هرگز از کارتن‌های دست چندم برای اسباب کشی لوازم اداری استفاده نکنید.

تا جایی که امکان دارد کارتن‌های نو را برای انجام جابه‌جایی وسایل تهیه کنید. لوازم اداره معمولا گران‌قیمت و الکترونیکی هستند؛ برای حمل این وسایل نیاز به دقت بسیار است.

لایه‌های کارتن‌های دست دوم به دلیل از دست دادن قابلیت ارتجاعی و ضربه‌گیری برای حمل ابزار گران‌قیمت اداره مناسب نیستند.

برای جلوگیری از ضررهای مالی در اسباب کشی لوازم اداری حتما به نحوه حمل وسایل قیمتی توجه داشته باشید. برای حمل و جابه‌جایی گیاهان و سایر لوازم حساس اداره نیز دقت کافی داشته باشید.

• هر کارمند، میز کاری خود را بسته‌بندی کند

برای آنکه روند اسباب کشی لوازم اداری زودتر انجام شود، هر کارمندی باید وسایل میزش را در کارتن‌های مناسب قرار دهد. بخش عمده اسباب کشی لوازم اداری در ارتباط با بسته‌بندی لوازم است. جمع آوری وسایل دیگر ساختمان مانند گل و یا پرده‌ها و… را به افراد دیگری بسپارید.

• دقت در بسته‌بندی لوازم کامپیوتری

در کامپیوترهای هر شرکتی همیشه یک سری اطلاعات محرمانه و ضروری وجود دارد. اگر به نکات ایمنی انتقال چنین وسایلی دقت نشود، احتمال خسارت و آسیب به این ابزار‌های مهم وجود دارد.

وسایل حساس اداری را با پلاستیک‌های حباب‌دار کاور کنید، و پس از قرار دادن در کارتن‌های محکم، داخل کارتن را با فوم و پلاستیک پر کنید.

• هماهنگی با یک شرکت باربری خوب

برای یک اسباب کشی منظم حتما از قبل با شرکت‌های مختلف تماس بگیرید. بهترین گروه اسباب کشی لوازم اداری را برای استقرار به مکان جدید انتخاب کنید.

در این میان به بعضی از قوانین هم باید توجه داشته باشید؛ به‌عنوان مثال قوانین مربوط به اسباب کشی در عید نوروز که همراه با محدودیت‌های قانونی است را مدنظر قرار دهید.

برای حمل وسایل بزرگ‌تر اداره، مانند مبلمان شرکت با شرکت‌های حمل‌بار و گروه‌های اسباب ‌کشی شرکت‌های معتبر تماس بگیرید. برای سهولت انجام کار می‌‌توانید سرویس اسباب کشی VIP را سفارش دهید.

بعد از انتخاب شرکت باربری مورد نظر هماهنگی‌های لازم برای اسباب کشی لوازم اداری را انجام دهید تا در نهایت بتوانید در زمان مقرر وسایل شرکت را به محل جدید منتقل کنید.

•  برپا کردن سیستم‌های شرکت

ارتباطات موثر، پایه و اساس شرکت‌های اداری است. زمانی که واحد‌ها در اداره جدید مشخص شدند، سعی کنید اولین اقدامات شما راه‌اندازی سیستم‌های شرکت باشد.

با راه‌اندازی راه‌های ارتباطی بقیه کارها با سرعت تمام انجام می‌شوند. پس از اسباب کشی لوازم اداری فراموش نکنید که آدرس جدید شرکت را در اکانت‌های شبکه‌های اجتماعی اداره قرار دهید.

• مدیریت زمان در اسباب کشی ادرای

در هنگام اسباب کشی لوازم اداری، چند روز قبل و بعد از انتقال وسایل شرکت تعطیل می‌شود. در نتیجه برای جلوگیری از خسارت‌های ممکن باید به مدیریت زمان توجه اساسی داشت.

در طول اسباب کشی، احتمال از دست دادن مشتریان وجود دارد، و همچنین اسباب کشی باعث عقب افتادن کارهای اداره می‌شود. هر اندازه که مدت زمان انتقال و چیدن وسایل شرکت، طولانی‌تر شود، خسارت‌های وارده نیز بیشتر خواهد شد. وجود نظم در هر کاری، سرعت عمل انجام کار را بیشتر می‌کند.

• رعایت نکات ایمنی

بعد از جابه‌جایی به مکان جدید رعایت نکات ایمنی را فراموش نکنید. تعویض قفل و کلید‌های ساختمان جزء اقدامات اولیه‌ای است که وجود هرگونه خطر احتمالی را دفع می‌کند.

انجام این‌کار، علاوه‌بر ایجاد آرامش خاطر، امنیت ساختمان را هم بالا می‌برد. تعویض قفل‌های ساختمان جدید، هزینه و زمان زیادی برای شما نخواهد داشت؛ اما از وجود هرگونه سرقتی جلوگیری می‌کند.

سخن پایانی

شرکت‌ها به‌دلیل داشتن وسایل مختلف و مهمی چون پرونده‌ها، اسناد و لوازم گران‌قیمت، کاری به مراتب سخت‌تر از اسباب کشی منزل در پیش دارند. برای مستقر شدن در یک مکان جدید، حداقل نیاز به چند روز تعطیلی شرکت است.

در نتیجه برای کاهش این مدت زمان، یکی از نیاز‌های مهمی که باید در اسباب کشی لوازم اداری به آن توجه کنیم، مدیریت زمان و نظم در کارهاست.

سوالات متداول