وقتی مشتری در آچاره درخواست خود را ثبت می‌کند، انتظار دارد در زمان مناسب با او ارتباط گرفته شود و مراحل انجام کار مشخص شود. پاسخ‌گویی سریع و پیگیری به‌موقع، هم در سفارش‌هایی که چند متخصص برای آن‌ها پیشنهاد ثبت می‌کنند اهمیت دارد و هم در سفارش‌هایی که به یک متخصص ارجاع داده می‌شوند.

ثبت پیشنهاد یا دریافت سفارش، پایان کار نیست؛ پیگیری به‌موقع، شروع یک ارتباط حرفه‌ای با مشتری است.

چرا تماس اولیه با مشتری اهمیت دارد؟

تماس در مراحل اولیه به شما کمک می‌کند جزئیات درخواست را بهتر بررسی کنید و از شرایط انجام کار مطلع شوید. ممکن است برای انجام کار به تعویض قطعه نیاز باشد، مشکل به بررسی بیشتری احتیاج داشته باشد یا مشخص شود که رفع آن در حوزه تخصص شما نیست و باید توسط فرد دیگری انجام شود.

هرچه این موارد زودتر مشخص شوند، بهتر می‌توانید برای ادامه کار برنامه‌ریزی کنید و از معطل ماندن مشتری یا ایجاد ابهام و نارضایتی جلوگیری کنید. از طرف دیگر، اگر چند متخصص برای یک سفارش پیشنهاد ثبت کرده باشند، تماس به‌موقع فرصتی است تا به پرسش‌های مشتری پاسخ دهید و شانس انتخاب شدن خود را افزایش دهید.

بعد از ثبت یا دریافت سفارش چه کار کنیم؟

برای پیگیری مؤثر، این نکات را در نظر داشته باشید:

• در اولین فرصت تماس بگیرید: منتظر نمانید تا مشتری برای هماهنگی با شما تماس بگیرد.
• جزئیات کار را بررسی کنید: درباره مشکل، شرایط انجام کار و نیازهای احتمالی سؤال کنید.
• شفاف توضیح دهید: اگر کار به بررسی بیشتر، تعویض قطعه یا تخصص دیگری نیاز دارد، موضوع را به‌موقع با مشتری در میان بگذارید.
• در صورت بی‌پاسخ ماندن تماس، پیگیری کنید: در زمان مناسب دوباره تماس بگیرید یا پیام کوتاهی ارسال کنید.
• مشتری را در جریان مراحل کار بگذارید: اگر برای بررسی یا انجام کار به زمان بیشتری نیاز دارید، او را از وضعیت مطلع کنید.

یک پیام مناسب می‌تواند اعتماد ایجاد کند، ابهامات را از بین ببرد و تجربه بهتری برای مشتری رقم بزند. بسیاری از مشتریان قبل از انتخاب متخصص، هنگام هماهنگی انجام کار و حتی پس از اتمام سفارش، نحوه صحبت و پیام‌های ردوبدل‌شده را نیز ارزیابی می‌کنند.